Empresas que investem em pesquisas, como as de mercado e satisfação, estão preparando o caminho para o seu crescimento. Todavia, não há sucesso sem mudança prática nos negócios, ou seja, é necessário que toda mudança organizacional ou aprimoramento em seus processos seja conduzida por um bom plano de ação.
Naturalmente, o investimento em pesquisa vem antes para embasar este plano, validando a coleta e análise dos dados, bem como dando respaldo lógico nas decisões a serem tomadas. Mas uma pesquisa só será útil à empresa se os gestores realmente usarem as informações estratégicas levantadas. Caso contrário, ela não terá objetivo.
Infelizmente, conforme constatou uma pesquisa global da McKinsey, apenas 2 em cada 10 empresas são efetivas na tomada de decisões. Além disso, a maioria afirma que grande parte do tempo dedicado à tomada de decisões é usado de forma ineficaz.
Então, como criar um bom plano de ação e evitar isso? Uma das soluções envolve a utilização de uma ferramenta ou metodologia, que é bem aplicada em gestão empresarial, conhecida como 5W2H. A seguir, explicamos o que ela é, como usá-la e quais são os seus benefícios.
O que é a ferramenta 5W2H?
5W2H é uma ferramenta administrativa em formato de checklist, provavelmente criada durante a implantação do Sistema Toyota de Produção, sendo muito usada para o desenvolvimento de planos de ação pautados em melhoria contínua. Cada inicial desta sigla (em inglês), na realidade, corresponde a uma questão ou etapa que possibilitará à empresa definir e organizar as ações a serem tomadas.
Os 5W e os 2H, portanto, somam 7 questões que deverão ser respondidas para definir o escopo do plano de ação.
Veja a seguir o que cada uma significa.
What (o quê)?
Deve-se descrever o que será realizado e a sequência das etapas envolvidas.
Why (por quê)?
É importante justificar a importância do que será realizado, ou seja, quais objetivos as ações atingirão e como estão relacionadas à estratégia da empresa, a fim de mensurar os resultados mais tarde.
Who (quem)?
A organização precisa determinar quem estará envolvido na execução das ações, sejam profissionais, equipes ou departamentos.
Where (onde)?
As ações acontecerão em um ou mais locais específicos, que também precisam fazer parte do planejamento.
When (quando)?
Definir os prazos de início e conclusão das ações, além de um cronograma, é indispensável para a efetividade delas.
How (como)?
Detalhar os procedimentos e métodos envolvidos é importante para que as ações sejam executadas de modo satisfatório.
How much (quanto)?
Levantar os custos para as atividades precisa fazer parte do planejamento estratégico, pois permite avaliar a viabilidade do plano de ação.
Imagem retirada de keeps.com.br
Quais são os benefícios do 5W2H?
Esta ferramenta é completa, eficiente e simples, sendo fundamental para mapear as atividades do plano de ação, estabelecendo ordem de execução, prazos, responsáveis e custos. Dentre seus benefícios, podem ser mencionados:
- Otimização dos processos internos;
- Clareza na comunicação e distribuição das tarefas;
- Facilidade de uso por empresas de todos os portes;
- Aumento na capacidade de planejamento e execução de uma estratégia;
- Flexibilidade de aplicação dentro dos departamentos e necessidades da empresa;
- Possibilidade de criar um plano de ação de modo colaborativo, envolvendo a equipe.
O que fazer após a criação do plano de ação?
Um plano de ação define o caminho a ser seguido. Porém, considerando que a empresa estabeleceu objetivos a serem atingidos, é preciso monitorar os resultados do plano de ação e sua evolução, quantificando a performance dos processos envolvidos por meio de indicadores específicos.
Analisando esses indicadores, pode-se identificar se a estratégia atual está atingindo os resultados esperados ou não, e por quê. Quando a organização acompanha isso, ela consegue evoluir seu plano de ação, melhorando processos e resultados.
Invista em pesquisas: antes e depois!
Lembre-se de que as ferramentas de levantamento do 5W2H são as pesquisas de mercado e satisfação, que fornecem informações estratégicas para seu plano de ação. Depois, porém, outras pesquisas podem ser aplicadas para mensurar os principais indicadores relativos ao sucesso das suas ações.
Em ambos os casos, conte com as pesquisas e a expertise do Instituto PHD. Assim, seu negócio terá em mãos as respostas necessárias para manter sua estratégia na direção certa. Estamos à disposição.
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