Gestão do Tempo: 8 dicas para organizar melhor o seu trabalho e priorizar tarefas

A gestão do tempo é um cuidado rotineiro para qualquer pessoa, empresa ou processo. Ao nível do profissional, gerenciar as tarefas de forma assertiva, proativa e eficaz resulta inclusive em melhores condições de vida e qualidade de trabalho, no atendimento ao público e até mesmo amplia as condições de ascensão de carreira. Contudo, ainda é um grande desafio para muitas pessoas. O Instituto PHD traz para você 8 dicas para organizar melhor o seu trabalho e priorizar tarefas.

1 – Priorize o que de fato é importante

Questione-se o tempo todo sobre o que é importante e o que é urgente – são duas coisas bem diferentes. É importante tudo aquilo que contribuem para os resultados que queremos alcançar. Já as coisas urgentes, são aquelas que têm um prazo limite próximo. Analise: nem sempre o que tem um prazo próximo é o que mais contribui para os meus resultados; nem sempre o que contribui para os resultados é urgente. Esta é uma avaliação subjetiva, mas tenha foco nos resultados.

2 – Crie ações conforme as suas metas

Esta dica funciona tanto para o âmbito profissional como para o pessoal. Toda meta gera uma série de ações pautadas pela prioridade e pelo cronograma. Metas sem ações não levam ninguém a lugar algum.

3 – Delegue

Nem sempre os seus compromissos devem ser realizados por você. Muitas vezes, é mais fácil delegar as tarefas aqueles que estão capacitados e muitas vezes servem de apoio ao projeto. Não há nada mais ineficiente que centralizar tarefas de baixa prioridade.

4- Não procrastine

Não deixe para amanhã o que você pode fazer sumir da sua agenda hoje. Isso afeta positivamente em sua saúde e qualidade de vida em longo prazo. Procrastinar é um vício comportamental nocivo que não pode ser tolerado. Há duas atitudes radicais para não procrastinar: 1) não assumir aquilo que você não tem segurança em realizar; 2) Desmembrar uma tarefa em ações menores e realizar o possível no prazo, e o restante em um prazo muito próximo e não adiável.

5 – O tempo é você quem cria

Todo profissional reclama em algum momento da sua vida sobre a falta de tempo. O tempo é uma abstração – é você quem o cria em sua agenda. Elimine compromissos que não o levam adiante; acorde mais cedo pelo menos uma hora; delegue; não assuma mais do que pode cumprir; não acumule tarefas – estas são ações perfeitas para ter mais tempo. Se preferir, use aplicativos e softwares que lhe ajudem a administrar o tempo.

6 – Organize o seu espaço e os seus recursos

Às vezes, o problema não é a falta de tempo, mas o caos das coisas que o cercam. Isso serve também para as empresas: se o layout do espaço não for dinâmico e os recursos não estão à mão, faltará tempo e impactará nos processos. Não é à toa que as empresas adotam boas práticas, como os 5S. Organize o seu ambiente de trabalho conforme o seu bem-estar e as suas demandas. Organize os seus recursos – de todos os gêneros. Automatize funções – como banking on-line, ERP (no caso das empresas), coleta agendada de encomendas, etc.

7 – Foco é essencial

Se você tem uma programação organizada no seu dia de trabalho, evite perder tempo com besteiras – como redes sociais, interrupções esporádicas, etc. Muitas vezes é preciso avisar às pessoas que você não está disponível e se desconectar por instantes do supérfluo para ter mais qualidade e produtividade.

8 – Desejos pessoais devem fazer parte de sua gestão do tempo

Há pessoas que não incluem na sua agenda profissional compromissos pessoais – e com isso perdem um tempo preciso que poderia ser dedicado à sua vida, à sua família, aos seus sonhos. Você tem vida própria e uma agenda pessoal própria que deve estar alinhada com os compromissos profissionais. Afinal, só se vive uma vez.

E como dizia Marcel Proust, “os dias talvez sejam iguais para um relógio, mas não para um homem”. Utilize o seu tempo com qualidade, já que ele é um bem pessoal que você entrega aos projetos de trabalho – que sejam estes interessantes e alinhados com o seu projeto de vida.